SYNDICAT DE LA COPROPRIÉTÉ LUXXCITÉ
5.1 LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
ARTICLE 30
Tous les documents, contrats, etc., auxquels le syndicat est partie doivent être signés par les personnes désignées par le conseil d'administration. L'avis prévu à l'article 2729 du
Code civil du Québec et la quittance et mainlevée données contre le paiement complet des sommes dues au syndicat peuvent être signées par tout administrateur ou par toute autre
personne désignée par le conseil d'administration.
ARTICLE 31
La composition du conseil d'administration du syndicat, les modalités de nomination des administrateurs, les conditions de leurs charges ainsi que les règles relatives aux réunions du conseil d'administration sont fixées tel que ci-après stipulé au RÈGLEMENT DE L'IMMEUBLE.
5.1.1 Obligations et devoirs du conseil d'administration
ARTICLE 32
Les administrateurs sont considérés comme mandataires du syndicat. Ils doivent, dans
l'exercice de leurs fonctions, respecter les obligations qui leur sont imposées par la loi, ladéclaration de copropriété et les règlements. Les administrateurs doivent agir dans les
limites des pouvoirs qui leur sont conférés avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté dans l'intérêt du syndicat.
ARTICLE 33
Chaque administrateur doit ainsi, dans la mesure du possible :
1. Participer à toutes les réunions du conseil d'administration, à moins d'avoir un
empêchement valable et, dans ce cas, prévenir le président du conseil ou un autre
administrateur de son absence anticipée;
2. Se familiariser dès sa nomination avec les affaires du syndicat, notamment les
procès verbaux du conseil d'administration, les états financiers du syndicat, les contratsliant le syndicat, les procédures judiciaires auxquelles le syndicat est partie et toutdocument concernant l'état de l'immeuble;
3. Se préparer adéquatement à toute réunion du conseil d'administration, notamment e prenant préalablement connaissance de la documentation qui lui est fournie aux fins de ces réunions;
4. Maintenir une conduite courtoise, respectueuse et réservée lors des réunions du
conseil d'administration et, à l'extérieur de ces réunions, dans tous ses rapports à titred'administrateur avec le gestionnaire, les employés, les copropriétaires et les résidents;
5. Collaborer avec les autres administrateurs afin d'assurer l'efficacité et la sérénité desréunions du conseil d'administration;
6. Subordonner son intérêt personnel à celui du syndicat lors de la prise de décisions;
7. Agir avec impartialité envers l'ensemble des copropriétaires, sans privilégier ou
pénaliser indûment certains d'entre eux et aborder avec ouverture d'esprit les questionssoumises au conseil d'administration;
8. Respecter les décisions du conseil d'administration, même s'il a exprimé sa
dissidence ou qu'il n'a pas participé à la prise de décision;
9. Ne pas utiliser à des fins personnelles les biens du syndicat ou les informations leconcernant, sauf dans la mesure prévue à la déclaration de copropriété;
10. Ne pas utiliser à des fins personnelles et sans l'autorisation préalable du conseil
d'administration les services des employés du syndicat ainsi que, aux frais du syndicat,ceux des prestataires de service du syndicat;
11. Ne pas chercher à profiter d'avantages particuliers auxquels les copropriétaires
n'ont pas droit;
12. Exécuter avec diligence et mener à bien toute affaire qui lui est confiée par le
conseil d'administration;
13. S'assurer que les procès verbaux des réunions du conseil d'administration reflètent véritablement et complètement les décisions prises par le conseil;
14. Respecter la confidentialité de toutes les délibérations du conseil d'administration;
15. Porter à la connaissance du conseil d'administration toute demande qui lui est faitepar un copropriétaire et qui relève de la compétence du conseil, sans prendre seul dedécision à cet égard;
16. Référer aux procès verbaux du conseil d'administration tout copropriétaire qui
demande des explications à propos des décisions prises par le conseil d'administration;
17. Ne pas profiter de sa position pour requérir ou obtenir, à propos des
copropriétaires, des informations de nature privée qui ne sont pas utiles à l'exercice deses fonctions;
18. Ne pas profiter de sa position pour intervenir sans raison valable dans les affaire privées des copropriétaires;
19. Ne pas divulguer, à propos des copropriétaires, des informations de nature privée dont il a pris connaissance dans l'exercice de ses fonctions, sauf dans la mesure où il est tenu de divulguer de telles informations;
20. Respecter les règles régissant les relations entre le gestionnaire et le conseil
d'administration et le contrat liant le syndicat au gestionnaire;
21. Lorsque nécessaire, se rendre raisonnablement disponible auprès des professionnels (avocats, notaires, comptables, etc.) dont les services sont retenus par le syndicat.
Chaque administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son
intérêt personnel et ses obligations d'administrateur. Dans les trente (30) jours qui
suivent sa nomination, il doit déposer au registre de la copropriété une déclaration
écrite mentionnant l'existence des intérêts pécuniaires qu'il a dans des personnes
morales, des sociétés et des entreprises susceptibles d'avoir des marchés avec le
syndicat.
L'administrateur présent à une réunion du conseil d'administration au moment où doit être prise en considération une question dans laquelle il a directement ou indirectemenun intérêt pécuniaire particulier doit divulguer la nature générale de cet intérêt avant ledébut des délibérations sur cette question et s'abstenir de participer à celle ci et de
voter ou de tenter d'influencer le vote sur cette question. Il doit aussi quitter la
séance après avoir divulgué la nature générale de son intérêt, pendant toute la durée des délibérations et du vote sur la question.
Afin d'éviter de se placer en situation de conflit d'intérêts, chaque administrateur doitnotamment refuser tout avantage, de quelque nature qu'il soit, qu'un tiers propose de lui accorder afin d'influencer une décision du conseil d'administration, que cet avantag
lui soit versé personnellement ou à quelqu'un d'autre, et quel que soit le moment où cet avantage lui serait versé. Il doit aussi s'abstenir de solliciter de tels avantages.
ARTICLE 34
Outre les obligations et devoirs que la loi leur impose, les administrateurs du syndicat
doivent :
1. Assurer le respect de la destination de l'immeuble, des parties privatives et des
parties communes, assurer l'exécution des dispositions de la présente déclaration de
copropriété, y compris les servitudes stipulées au présent PRÉAMBULE, et des
règlements ainsi que les décisions de l'assemblée des copropriétaires par tous les
copropriétaires, occupants et invités;
2. Administrer l'immeuble, voir à sa conservation, sa garde et à l'entretien des parties communes, voir à la sauvegarde des droits afférents à l'immeuble ou à la copropriété y compris l'exécution de tous les travaux nécessaires à cet égard; ainsi qu'administrer
les droits de chaque copropriétaire et du syndicat résultant des servitudes stipulées au présent PRÉAMBULE;
3. Établir un plan d'entretien préventif de l'immeuble, soit le carnet d'entretien, dressépar une personne compétente et à faire procéder aux entretiens requis selon ce
carnet qui doit être révisé périodiquement, au moins tous les cinq (5) ans afin
d'assurer l'établissement d'un fonds de prévoyance adéquat pour faire face aux
dépenses prévisibles;
4. Faire, annuellement, l'exercice prévisionnel nécessaire à l'établissement du fonds de prévoyance en fonction du coût estimatif des réparations majeures et du coût de
remplacement des parties communes de l'immeuble;
5. Représenter eux mêmes le syndicat dans tous les actes civils, dans toute médiation et dans toute action ou procédure en justice ou désigner une ou des personnes pour y représenter le syndicat;
6. Conformément à la loi et au RÈGLEMENT DE L'IMMEUBLE, établir le budget prévoyant la contribution des copropriétaires aux charges communes telles que définie aux présentes et comprenant les charges afférentes aux servitudes stipulées au présent PRÉAMBULE et aux charges devant être assumées par le DÉCLARANT, après avoir déterminé les sommes nécessaires pour faire face aux charges découlant de la
copropriété, des servitudes et de l'exploitation de l'immeuble et avoir fixé les sommesà verser au fonds de prévoyance, soumettre le budget aux copropriétaires en assembléepour consultation, faire parvenir sans délai à ces derniers copie du budget et les avis de cotisation indiquant la date à laquelle les contributions sont exigibles, percevoir lescontributions des copropriétaires, en suivre le paiement, si nécessaire inscrire l'avis
d'hypothèque légale prévu à l'article 2729 du Code civil du Québec et faire tout ce qui est requis par la loi afin de conserver cette hypothèque;
7. Établir une comptabilité des recettes et déboursés ou des revenus et dépenses
effectués au cours de leur administration; tenir tous les livres nécessaires à cette fin;
8. Ouvrir en temps opportun, et maintenir ouvert, au nom du syndicat, un ou des
comptes dans une ou des institutions financières qui servent uniquement aux opérationsde l'administration du syndicat;
9. Acquitter les comptes et dépenses du syndicat et percevoir toute somme due au
syndicat;
10. Rendre un compt13 suffisamment détaillé de leur gestion aux copropriétaires au
moins une fois l'an lors d'une assemblée générale des copropriétaires, lors de
l'assemblée extraordinaire prévue au paragraphe suivant et lors d'une demande à cet effet formulée par l'assemblée des copropriétaires;
11. Convoquer une assemblée des copropriétaires pour l'élection d'un nouveau conseild'administration dans les quatre vingt dix (90) jours à compter de celui où le
DÉCLARANT ne détient plus la majorité des voix à l'assemblée des copropriétaires;
12. Après la première assemblée, convoquer chaque année, l'assemblée des
copropriétaires du syndicat dans les quatre vingt dix (90) jours de la clôture de
l'exercice financier;
13. S'assurer de la tenue et de la conservation de tous les registres, livres, rapports et certificats dont la loi et la présente déclaration de copropriété requièrent la tenue ou laconservation par le syndicat, dont principalement le registre de la copropriété et
s'assurer que tous ces livres et registres soient tenus à la disposition des
copropriétaires, ceux-ci étant la propriété du syndicat;
14. S'assurer que soient tenus à la disposition des copropriétaires la déclaration de
copropriété, les copies de contrats auxquels le syndicat est partie, une copie du plan cadastral, les plans et devis portant originaux d'architecture, de structure et de
mécanique de l'immeuble ainsi que les plans et devis portant sur toute addition,
modification ou agrandissement tant aux parties communes qu'aux parties privatives et tout autre document relatif à l'immeuble et au syndicat;
15. Désigner une personne pour tenir les livres et registres du syndicat; cette personnepeut délivrer des copies des documents dont elle est dépositaire; jusqu'à preuve du
contraire, ces copies font preuve de leur contenu, sans qu'il soit nécessaire de prouverla signature qui y est apposée ni l'autorité de son auteur;
16. Assurer une administration efficace de l'immeuble au profit de tous les copropriétaireset à cet effet, embaucher, maintenir, congédier, payer tout le personnel nécessaire;
17. Acheter, louer ou autrement acquérir des effets mobiliers pour l'usage des
copropriétaires et pour l'usage des administrateurs aux fins de meubler et entretenir
les parties communes;
18. Retenir les services professionnels légaux, comptables, administratifs et autres qui
peuvent être requis pour la bonne administration de l'immeuble et pour assurer le
respect de la loi, de la présente déclaration de copropriété et des règlements;
19. Contracter des assurances au nom du syndicat, conformément à ce qui est prévu ci-après au CHAPITRE 6 et nommer un fiduciaire d'assurance;
20. Obtenir une évaluation périodique de l'immeuble d'un évaluateur agréé lors d'une mise à jour de l'assurance ou au moins à tous les trois (3) ans;
21. Remettre à chaque locataire et à chaque occupant d'une fraction un exemplaire
du RÈGLEMENT DE L'IMMEUBLE lorsqu'ils ne sont pas en mesure de s'assurer
que le copropriétaire bailleur s'est déchargé de cette obligation et remettre à chaque
copropriétaire, locataire et occupant d'une fraction un exemplaire des modifications
qui sont apportées au RÈGLEMENT DE L'IMMEUBLE;
22. Voir aux réparations qu'un copropriétaire est obligé de faire et qu'il ne fait pas
dans un délai raisonnable; dans un tel cas, le copropriétaire est présumé avoir
consenti à ce que le syndicat par l'entremise des administrateurs procède aux
réparations et le copropriétaire doit rembourser au syndicat les dépenses encourues
qui peuvent inclure tous frais de perception et d'honoraires légaux pour le
recouvrement des dépenses entraînées par les réparations avec intérêt au taux de dix pour cent (10 %) par année ou tout autre taux d'intérêt que peut déterminer le
conseil d'administration du syndicat de temps à autre. Le syndicat peut percevoir le
remboursement de ces dépenses au moyen de versements que les administrateurs
échelonnent à leur discrétion et qu'ils doivent ajouter à la cotisation de tel
copropriétaire. Le remboursement de ces dépenses est considéré être le paiement d'unecotisation supplémentaire aux charges communes due par tel copropriétaire et garantie par l'hypothèque légale en faveur du syndicat selon les termes de la loi;
23. Accepter et signer, si besoin en est, en outre du mandataire désigné, les
modifications cadastrales et modifications à la déclaration de copropriété adoptées parles copropriétaires;
24. Aviser par écrit chaque copropriétaire de l'objet de toute demande en justice
signifiée au syndicat, dans les cinq (5) jours de sa signification;
25. Répondre dans un délai inférieur à quinze (15) jours à toute demande formulée
par toute personne qui se propose d'acquérir une fraction ou par son notaire
concernant l'état des charges communes dues par le copropriétaire vendeur, sous
réserve de l'obligation d'aviser préalablement le propriétaire de la fraction ou ses ayantscause;
26. Conformément aux dispositions du présent ACTE CONSTITUTIF DE
COPROPRIETE relatives aux mutations des fractions de copropriété, transmettre dansun délai inférieur à quinze (15) jours à toute personne liée à un copropriétaire par unepromesse d'achat, conditionnelle ou non, toute information du syndicat relative à
l'immeuble, aux registres du syndicat, aux finances du syndicat ou à toute autre
question ayant une incidence sur l'acquisition de la fraction de ce copropriétaire;
27. Faire les déclarations annuelles et ponctuelles requises par la loi;
28. Obtenir au besoin une mise à jour du certificat de localisation de l'immeuble;
29. Imposer des frais administratifs et/ou des pénalités suivant les modalités prévues aux présentes;
30. Suivre les procédures d'inspection et d'extraction des débris flottants et des
sédiments du système de traitement des eaux pluviales Dowmstream Defender tel
qu'établies au Manuel d'utilisation et de maintenance dont une copie sera déposée au registre de la copropriété par le DÉCLARANT, et octroyer tout contrat d'entretien
requis à cet effet.